Wzorcowa umowa o dofinansowanie projektu dla Działania 3.4 w brzmieniu ustalonym przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów (...) (Dz. U. Nr 137, poz. 1153) nie wyklucza wprost możliwości zmiany w formie aneksu terminu rozpoczęcia realizacji projektu. § 3 ust. 2 wskazuje jedynie, że na wniosek Beneficjenta można dokonać zmiany wyłącznie terminu zakończenia rzeczowego i/lub zakończenia finansowego realizacji projektu. Nie wyklucza to jednak możliwości dokonania zmian terminu rozpoczęcia realizacji projektu z inicjatywy Instytucji Wdrażającej.

Ponadto, wskazać należy, że w związku z zawarciem w umowie o dofinansowanie projektu postanowień dotyczących obowiązków Beneficjenta, które ciążą na nim aż do 31.12.2013 r., Instytucja Zarządzająca ZPORR (IZ ZPORR) stoi na stanowisku obowiązywania umowy o dofinansowanie projektu do końca 2013 r. Oznacza to, iż możliwe jest zawieranie aneksów do umowy o dofinansowanie projektu w ww. terminie.

Wprawdzie, zgodnie z § 15 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu w ramach Działania 3.4 we wzorze wprowadzonym rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów (...) (Dz. U. Nr 137, poz. 1153) Beneficjent zgłasza w formie pisemnej Instytucji Wdrażającej zmiany dotyczące realizacji projektu przed ich wprowadzeniem, nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.

Oznacza to, że zmiany do umowy mogą być wprowadzone z inicjatywy Beneficjenta nie później niż na miesiąc przed określonym w umowie terminem zakończenia realizacji projektu. Powyższe ograniczenie odnośnie możliwego terminu zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie projektu nie dotyczy jednak Instytucji Wdrażającej, z której inicjatywy aneks do umowy może być zawarty również po upływie tego terminu. Inicjatywa Instytucji Wdrażającej może polegać np. na pisemnym poinformowaniu Beneficjenta o konieczności zawarcia aneksu. Zwrócić jednak w tym miejscu uwagę należy na przepis § 32 ust. 4 w związku z § 9 ust. 2 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości (...) (Dz. U. Nr 216, poz. 2206, z późn. zm.) nakładający na Beneficjenta obowiązek złożenia wniosku o płatność końcową w terminie do 25 dni od zakończenia projektu. Oznacza to, że zmiany w umowie z inicjatywy Instytucji Wdrażającej powinny zostać wprowadzone w nieprzekraczalnym terminie do 25 dni po finansowym zakończeniu realizacji projektu.

Przedstawiając powyższe wyjaśnienia IZ ZPORR pragnie podkreślić, że zasadą jest ponoszenie wydatków w czasie trwania projektu. Jednak w przypadku, gdy wydatek został poniesiony po dniu zakończenia realizacji projektu decyzja odnośnie refundacji tego wydatku należy do Instytucji Wdrażającej. Podejmując przedmiotową decyzję Instytucja Wdrażająca powinna wziąć pod uwagę zrealizowanie celu projektu oraz nierozerwalny związek wydatku z projektem.

Ponadto, IZ ZPORR pragnie zwrócić uwagę, że dopuszczenie zmian w umowie o dofinansowanie projektu tylko z niektórymi Beneficjentami może skutkować zarzutem nierównego traktowania tych Beneficjentów w stosunku do innych, którym analogiczna możliwość nie została przyznana. Przy dokonywaniu zmian przedmiotowych umów we wskazany powyżej sposób należy zatem postępować z należytą rozwagą.